对现代国有企业档案工作的思考
粤电大埔发电厂 曾碧珍
企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分，企业档案工作对企业的发展发挥了重要作用，它的传统业务规范对当代企业仍然有指导作用。现代企业与传统国有企业相比在所有制、规模、技术、经营与形态上都发生了深刻的变革，为维护自身利益的需要，要求在企业档案管理制度、管理方式、管理手段与运行机制上做相应的变革，按档案管理规律建立一套符合本企业需要的科学的档案管理制度。本文就此谈谈两点体会：
一、应灵活运用档案工作集中统一管理的原则
按照国家档案局要求，档案工作应实行集中统一管理的原则，对企业档案实行综合管理。“企业档案是企业在各项工作活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体，包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生和党、政、工、团工作等方面的档案。”传统意义上常将企业档案划分为“文书档案”和“科技档案”（简称文档和科档），文档以及声像、实物、财务档案因与文秘工作关系比较密切，不少企业将其划归到类似于企业办公室的部门管理，而为了满足对档案“综合管理”的要求，科档部分也往往归属办公室管理。其实文书档案和科技档案，从产生到流转使用和归档都有各自的途径，整理、分类编号也不同，一些大型企业为了便于档案的利用，还将科技档案库房设置在生产现场附近而与文档库房分立。简单地将文档和科档管理人员归属于一个部门，档案存放在一起，档案管理制度纳入企业管理制度，就认为实现了企业档案的综合管理，这是不少人认识上的误区。
科学技术档案是企业档案的主体。经营、技术管理的各项活动离不开科技档案，技术管理部门的工作范围和职责，决定了以科技档案为保管主体的档案室归属技术部门更有利于档案的管理。其长处在于：第一、档案室归属技术部门，科技档案管理属于该部门领导的职责，各级领导精通企业各专业技术，了解现代企业管理方法，掌握计算机技术，为现代化地管理档案提供强大的技术支持。技术管理人员与档案室同属一部门，在统一领导下，易于工作的协调、信息的沟通，档案室可就档案管理问题直接对科技人员提出具体的要求，保证科技档案管理各个环节的连贯性、高效性和规范性。第二、科技人员熟悉生产管理流程，便于将科技文件产生、收集归档等监控程序纳入相关的管理标准当中，在执行过程中便于发现问题，随时给予修正。第三、科技档案的前身是科技文件，它形成于生产及科技管理部门，科技人员是科技活动的直接参与者，技术项目实施的组织者和质量监督者，熟悉科技文件材料的内在联系，在档案整理、分类组卷、鉴定和销毁等方面，可对档案人员进行直接的指导。第四、过去，我们对档案的开发囿于档案员自身条件的限制，多数拘于“汇编”及纸质材料一种形式。目前，社会已进入了网络化时代，科技人员专业知识丰富，计算机运用技术强，有助于信息资源的整理加工和有序组织，以及信息的及时获取和有效利用，在充分利用计算机和网络技术开展对档案的深层次加工方面起到了档案员无法比拟的重要作用。
文书档案和科技档案虽各具特性，但它们又具有共同的本质特征：“是企业建设、生产、经营、管理等各项活动中直接形成的有价值的作为企业无形资产保管的不同形式的记录。”不能将文书档案和科技档案绝然割裂开来，因为某些部门的某些工作，既可能生成文书文件（档案），又可能产生科技文件（档案），文书档案和科技档案在收集、保管、利用等方面也存在共性，这就需要档案专业业务上的统一管理，企业建立的由各部门分管档案工作的领导和兼职档案员组成的档案管理网络，成为档案人员业务沟通交流的桥梁，档案管理网络领导小组成员同时又是文档和科档管理部门的行政领导，这样实现了对贯彻上级方针政策的统一领导，专职档案员可发挥档案业务上的指导作用。
国家档案局
二、将“四参加”制度纳入相关管理标准程序
为确保档案收集的完整率，国家档案局把企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动（四参加制度）纳入到国家标准《企业档案工作规范》，旨在规范档案管理的第一道程序——档案的收集，以确保档案资源不被流失。事实上，对档案收集积累而言，需涉及到其它部门，直接的和主要的操作者是产生档案的相关部门人员，每个企业的机构设置，工作流程不尽相同，具体做法无法进行统一的规定；由于客观条件的限制，档案人员不可能对设备大小修的每个项目、日常消缺、设备改造及运行生产等各项工作中档案的产生情况都了解得清清楚楚；一些人出于某种目的，不愿将掌握的文件资料移交档案室；对于设备开箱，由于这是一项无时间性的工作，随机性较大，且目前企业机构人员精简,档案人员如每次参加设备开箱有一定困难；以往的企业档案管理制度，因为冠以“档案”二字，对他人来说，常被认为只是档案部门的事，因而对档案管理要求知之甚少，特别是在计算机系统以外的生成的文件的收集，很大程度上依赖于人们档案意识的提高，依赖于人们的自觉性；相对于企业内主要业务部门，科档部门往往是一个行政级别较低的机构，与文件形成部门人员多属于跨部门且无利益上的关系，对收集工作大多无法进行较好监控。
当今世界科技发展日新月异，标准化已经成为提高企业管理水平，促进企业发展的有效途径。标准化的管理实质是一种有序化的控制手段，其本质作用就在于对各项工作进行科学的管理。而档案的标准化工作，就是要解决文件从产生到保管的各个过程加以控制的问题。为提高文件材料归档的完整率，必须从档案形成的源头抓起，对其进行前端控制，并且将该项工作以标准程序的形式固定执行。企业应将档案管理“四参加”制度纳入到企业管理的相关标准中，分解到有关部门的相关工作的程序当中，以达成“前端控制”的目标。
开箱资料的收集历来是科技档案收集的一个重点，可以通过对仓库管理标准的制订，将档案员对开箱资料的验收作为物资入库基本流程的一道程序。将工程项目竣工资料的验收纳入技术改进管理标准，将档案部门的验收环节嵌入到工程竣工验收程序中，由技术部门负责组织，有关专业负责人与技术人员、项目组负责人、协调人、项目经理组成的验收组对竣工资料的完整性、准确性负责，档案室负责对资料数量的核实和验收。科技文件资料的收集还可纳入设备大小修管理以及科研成果上报的程序中。值得一提的是，在信息化高度发展的时代，“四参加”制度完全可以固化在为各工作流程而开发设计的计算机管理系统当中，系统可对文件的产生到归档进行跟踪和监督，确保所有文件材料最终移交档案部门。这样，形式上的“四参加”制度不存在了，实质上的档案收集制度更具有可行性和操作性，为档案的完整收集提供了制度保障和技术支持，是“四参加”制度的最具实效性的体现，从真正意义上实现了的统一领导、统一制度、统一管理。
本文所述观点只是本人从事档案管理工作的体会。各个企业有各自不同的特点，本人愿将对企业档案工作管理的认识公之于众，与企业档案同行进行探讨。
转载：《广东档案》2012第1期 第23页
